バーチャルオフィスには、人によって定義は異なるが、大きく分けて2-3ほどの形態がある。
- 言葉どうりのものは、起業して事業を始めるにあたって最低限必要な住所や電話番号、FAX番号などをレンタルすることができるもので、都内にはたくさんのサービス会社がある。この場合、実際に作業をするスペースはない。銀行口座の開設、その他各種法的な許認可も難しい。しかし、コストが安いく（1万円くらいから）都心の一等地で会社の登記ができる。ホームページをかっこよくつくれば、ちょっとした企業に見せかけることができる。
- レンタルオフィスと呼ばれるもので、 東京都内で100箇所以上ある。月極いくらという形で、スペースの広さ、サービスグレードによって費用は千差万別。会社登記に住所を使う事もできる。 机ひとつ貸す机貸し、部屋を貸す部屋貸し等スペースの提供の形も様々。貸し会議室を備えている事も多い。入居にあたっては事務所開設にあたるので税務署に開業届を出さなくてはいけない。
私は、現在息子の企業した会社の役員をやっているが、我が社の場合には現在のIT時代を活かしたちょっと特殊なオフィス形態の考え方をとっている。まず、会社の法律上の登記が必要であることや、最低限のパソコン作業や書類などを保管するスペース、会議するスペースが必要なので、会社の本店として既に保有している三階建の自宅を利用した。実質的には追加コストゼロである。この他に、少数の社員が常時仕事出来たり、打ち合わせできる小さな事務所としてタワーマンションの高層階を賃貸で確保している。社員は私を含め７名程度、その他１０名程度の外注ベースの準社員が１０名ほど、沖縄から北海道までの遠隔地から仕事をしてもらっている。近い将来は、事業を国内だけでなく海外にも広げたいと思っているので、海外の人材も活用する予定だ。
仕事の内容は、ほとんどがPC上で出来る内容なので、ITインターネットをフルに活用して、基本的に場所はどこであれ、旅行中でも２４時間いつでも仕事ができる体制を組んでいる。普通の企業と比較すると格段に効率がよい。いくつかのメリットを以下に述べると、
- 圧倒的なLow Cost Operation : 総人数を見ると多い時は20名くらいになるので、通常であればオフィスコストは相当な額になるし、通勤費も多額になるが、我が社では、これらのコストがはるかに小さい。そして、通勤にかかわる時間が大幅にセーブされるので、働く者にとって仕事以外の無駄なエネルギーロスがない。
- 事業拡大、縮小に柔軟かつ素早く対応： 事業拡大して増員が必要となった場合にも、また逆になった場合にも、遠隔地外注ベースの準社員を増減するか、仕事量を変更して迅速かつ柔軟に対応ができる。
- 最大の特徴は海外の人材も利用できること： 昨年度はベトナムへソフト開発の外注を行っていたが、このようにインターネットを利用して海外の人材を利用することができる。もちろん英語が必要であるが、我が社では英語の教育も取り進めてこれらに対応できるようにしている。
事業をする上において、一番重要なことは人材の確保であることはいうまでもない。現代では、ITインターネットを利用して、今までは地理的や物理的制約によって眠っている潜在的な人材を利用することができるようになった。冒頭に述べたVirtual Officeという言葉が市場ではつかわれて久しいが、私の会社が実行しかかっているのは、別名Hybrid Cyber Office というのが、より正しい名前かもしれない。特徴をまとめるてみると、
- Core competenceをもった経営陣と少数の社員がFace to Faceで必要に応じて会議ができる最小限の実オフィス空間を所有。
- 会社の構成要員、機能（企画、開発、経理、人事、総務、購買…..など）は物理的には決められた場所はない。（自宅、喫茶店、図書館、良好中の電車内などでパソコン、スマホ、iPadなどのデバイスを使って仕事をする。日本、海外どこでも可能）
- 物流倉庫など物理的な機能は、必要な時、必要な量をその専門会社に丸受けで発注して処理する。（不動産的なものを持たない）
- 地球上の時差を利用すれば、24時間稼働させることが可能となる。
もちろん、上記を実現するためには普通の会社とは違ったノウハウが必要である。これらについては、また別の投稿で述べていきたい。
